Kokoustaidot

Yleistä

Vanhan ajan " turpakäräjät ", eli ongelmien käsittely- ja ristiriitojen selvittelykeskustelu, jossa tahallisesti keskustelua kiihdyttämällä  pyrittiin  aikaansaamaan vireä keskustelu, on nykyisin korvattavissa neuvottelulla. Joskus kyseeseen voi tulla jopa kokous, mutta käsittelytapa riippuu asiasta ja ongelman luonteesta.  " Turpakäräjät " kuuluu nykyään pelkästään vapaan sanan ilmaisumuotoihin, eikä sillä ole juuri merkitystä ongelmanratkaisuun pyrittäessä.

Neuvottelu on yhteistyömuoto, jossa tarkoitus on vapaamuotoisesti, yhteisymmärryksessä työskennellen etsiä kaikkia osapuolia tyydyttävä ratkaisu. Neuvottelu on taitolaji ja mielenkiintoista peliä. Se vaatii osallistujilta valmistautumista ja tarkkaavaisuutta sekä kykyä kuunnella. Kokous on viralliseen päätökseen pyrkivä työmuoto, jonka menettelyt ovat muodollisia ka kokous etenee suunnitelmallisesti. Koska osapuolilla on yleensä erilaiset tavoitteet, on molemmille työtavoille muodostunut päätöksentekoa ohjaavia käytäntöjä, vaikka kyseessä on kaksi erilaista työskentelytapaa. En paneudu tässä työssäni syvälle kokous- ja neuvottelutekniikoihin, vaan tarkastelen niitä  lähinnä ’turpakäräjien’ korvaavina toimntatapoina.


Kokoustaidot

Kokoustekniikka luo kokoustilanteelle pelisäännöt, joiden mukaan osapuolet toimivat. Kokousmenettelyä säätelevät lait, säännöt ja vakiintunut kokouskäytäntö. Kokousteknisten asioiden opetteleminen ja niiden tietäminen antaa varmuutta ja helpottaa kokouksiin osallistumista. 
Kokoustilanteessa on aina oltava puheenjohtaja, joka ohjaa kokouksen kulkua työjärjestykseksi hyväksytyn esityslistan mukaisesti ja sihteeri joka kirjaa päätökset muistiin. Kokoukseen osallistujat tarvitsevat puheviestintätaitoja sekä yhteistyötaitoja, jotta asioista voidaan keskustella hyvässä ilmapiirissä.

Mikä on neuvottelu?

Neuvottelussa voi olla kyseessä on kahden erimielisen osapuolen kohtaaminen. Erimielisyyksistä huolimatta neuvottelun avulla pyritään löytämään yhteinen, kaikkia osapuolia tyydyttävä ratkaisu.  Neuvottelua voidaan luonnehtia esimerkiksi tavoitteeseen pyrkiväksi vuorovaikutustilanteeksi. Sen tavoitteena voi olla esimerkiksi ongelmien ratkaiseminen, yhteisen sopimuksen aikaansaaminen tai asioiden suunnitteleminen. (Jattu-Wahlström & Kallio, 1992.) 

Neuvottelussa tarvitaan ryhmäviestintätaitoja, kuten kokouksessakin. Neuvottelun onnistumiseen vaikuttavat osallistujat ja heidän keskinäiset suhteensa, neuvottelun tavoite ja asia sekä tilanne ja puitteet. Avoin ja välitön ilmapiiri auttaa kaikkia osapuolia ilmaisemaan oman mielipiteensä.


Erilaisia  neuvotteluja

Neuvottelut voidaan jakaa ryhmän sisäisiin ja osapuolten välisiin neuvotteluihin.
Ryhmän sisäiset neuvottelut ovat yhteisön omia tapaamisia ja osallistujat tuntevat toisensa. Eri osapuolten välisissä neuvotteluissa edustajilla on usein näkemyseroja käsiteltävästä asiasta. Osallistujat eivät välttämättä tunne toisiaan entuudestaan. 
Neuvottelijat voivat olla toisiinsa nähden joko tasavertaisia tai eriarvoisia.

Vaikka neuvottelu ei edellytä järjestäytymistä, kuten kokous, käytetään eriarvoisessa neuvottelussa usein ulkopuolista asiantuntijaa, puheenjohtaja tai puolueeton sovittelija, jolla on neuvottelussa erilainen asema kuin muilla osallistujilla.  Jos neuvottelu ajautuu umpikujaan, ulkopuolinen välittäjä voi tarkastella tilannetta objektiivisesti.

Neuvottelut voidaan ryhmitellä niiden tarkoituksen perusteella seuraavasti:

1.    Ratkaisua etsivät neuvottelut
Neuvottelun lähtökohtana on jokin ristiriita tai ongelma, johon pyritään löytämään ratkaisu. Tavoitteena voi olla myös sopimukseen pääseminen tai ratkaisun löytäminen ongelmaan, johon ei ole aiempaa ratkaisumallia.

2.    Suunnittelevat neuvottelut
Neuvottelun tarkoituksena on ideoida, käsitellä ennalta tulevan neuvottelun asioita tai ennakoida neuvottelussa toteutettavia toimintatapoja ja taktiikoita. Lopputuloksena voi olla monia eri ratkaisuehdotuksia.

3.    Arvioivat neuvottelut
Neuvottelussa tarkastellaan kriittisesti tehtyjä ratkaisuja ja tapahtuneita asioita. Neuvottelussa voidaan esimerkiksi analysoida työmenetelmiä tai selvitellä syitä, miksi ongelmatilanteeseen on ajauduttu.

Samassa tilassa järjestetyssä neuvottelussa osallistujat ovat vuorovaikutuksessa toistensa kanssa sekä verbaalisen että nonverbaalisen viestinnän avulla. Puhelinneuvottelussa nonverbaalisen viestinnän osuus jää suurelta osin pois, osallistujathan eivät voi nähdä tai koskettaa toisiaan. Videoneuvottelussa osallistujat kyllä näkevät toisensa, mutta kuvan laatu ei vastaa todellisuutta. Lisäksi kuvaruudussa näkyy vain osa neuvottelukumppanien ympäristöstä ja kuvakulmat ja -koot voivat vaikuttaa viestinnästä tehtäviin tulkintoihin. (Jattu-Wahlström & Kallio, 1992.) 

Neuvotteluun valmistautuminen

Neuvotteluun valmistautuminen on hyvin tärkeää. Valmistautuessa kannattaa analysoida neuvottelutilanne, neuvottelun kohde ja tavoite sekä neuvottelukumppanit ja tehdä itselle toimintasuunnitelma, jonka mukaan pyrkii toimimaan neuvottelutilanteessa. Etukäteen  kannattaa miettiä miten neuvottelu todennäköisesti etenee, miten havainnollistaa omaa näkökulmaansa ja millaisia vaikuttamisen keinoja kannattaa käyttää.

Neuvottelulle ei ole olemassa yhtä ainoaa etenemistapaa, mutta johdonmukaisesti neuvottelu jäsentyy aloitukseen, asioiden käsittelyyn ja lopetukseen.


Neuvottelustrategioita

Neuvotteluun valmistautuessa valitaan toimintasuunnitelma eli strategia, jota pyritään toteuttamaan neuvottelussa erilaisten taktiikoiden avulla.
Distributiivinen strategia toimii siten, että vastapuolelle esitetään suoria vaatimuksia, käsketään heidän toimia tietyllä tavalla ja suostutellaan. Strategiaan liittyy myös negatiivisten tunteiden viestittäminen, syyttely, vihjailu ja uhkailu.
Integratiivinen strategiassa vastapuoleen suhtaudutaan neutraalisti tai positiivisesti. Viestitään avoimesti vastapuolen kanssa ja pyritään pohtimaan ratkaisuvaihtoehtoja yhdessä.
Käytettäessä passiivista ja epäsuoraa strategiaa, vältellään asiasta keskustelemista vastapuolen kanssa. Seurataan mieluummin tekoja kuin puhutaan asiasta. Silloin ei puhuta vaan "mökötetään".

Hyvillä puheviestintätaidoilla korvataan turpakäräjät

Kokous- ja neuvottelutilanteessa jokainen osallistuja tarvitsee ryhmäviestintätaitoja. Kyseessähän on keskusteleva ryhmä, jossa tarvitaan erityisesti muiden osallistujien huomioon ottamista ja aktiivista keskusteluun osallistumista. Erinomainen taito on, jos osaa kannustaa myös muita osallistumaan, sillä kokouksessa korostuvat keskustelun ilmapiirin luomisen ja keskustelun ylläpitämisen taidot. Puheenvuoron rakentamisen taidot ovat keskeisessä asemassa, että pystyy tiivistämään oman asiansa ja esittämään sen johdonmukaisesti sekä perustelemaan oman ehdotuksensa vakuuttavasti. 

Kuuntelemisen jalo taito on korvaamaton. Hyvä kuuntelija osaa erottaa keskeiset asiat kuulemastaan, osaa arvioida, osaa erottaa tosiasian ja mielipiteen toisistaan ja tehdä päätelmiä kuulemastaan. Hyvän kuuntelijan erottaa siitä, että hän pystyy ottamaan kantaa toisten ehdotuksiin ja käyttämään kuulemaansa osana omaa puheenvuoroaan.

Hyvä neuvottelija hallitsee vuorovaikutustaidot ja on valmis joustamaan. Hän on kärsivällinen, pitkäjänteinen ja sitkeä. Hän osaa analysoida asioita, perustella vakuuttavasti oman näkökantansa ja kuunnella toisia. Hän antaa tilaa ja on niin tilanneherkkä, että pystyy mukautumaan erilaisiin tilanteisiin ja toisen asemaan. Hän tietää millaisia neuvottelustrategioita ja –taktiikoita milloinkin kannattaa käyttää.


Lähteet:
Heiska, K., M. Kontio, Majapuro, M. & A. Valtonen (toim.) 1990. Korkeakouluopiskelijan kokoustaito. Kielikeskusmateriaalia n:o 71. Jyväskylä: Korkeakoulujen kielikeskus.
Kansanen, A. 1999. Neuvottelu- ja kokoustaito. Markkinointi-instituutin kirjasarja n.o 50. Porvoo: WSOY.
Sallinen-Kuparinen, A., J. Lehtonen & M. Dufva 1982. Kokous- ja neuvottelutaidon  sanasto. Jyväskylä: Jyväskylän kesäyliopisto.
Jattu-Wahlström, M. & H. Kallio 1992. Neuvottelutaito. Kielikeskusmateriaalia n:o 92. Jyväskylä: Korkeakoulujen kielikeskus.
Kansanen, A. 1999. Neuvottelu- ja kokoustaito. Markkinointi-instituutin kirjasarja n.o 50. Porvoo: WSOY.
Niemi, M. 1986. Neuvottelustrategiat ja -taktiikat. Tutkimus rakennusmestareiden neuvottelutyyleistä.  Jyväskylän yliopisto. Viestintätieteiden laitos. Puheviestinnän pro gradu -tutkielma.