Puheviestintä ryhmässä

Yleistä

Toiminta työyhteisöissä tapahtuu entistä useammin erilaisissa ryhmissä ja tiimeissä.  Ryhmä syntyy siitä, että jäsenillä on yhteinen päämäärä ja he sitoutuvat yhteiseen tavoitteeseen. Työyhteisön ja siinä toimivien ryhmien tuloksellinen työskentely pohjautuu avoimeen ja rehelliseen tiedonkulkuun sekä kuuntelevaan ja keskustelevaan työilmapiiriin. Kyky sopeutua muutoksiin ja rakentavaan yhteistyöhön edellyttää toimivaa ongelmanratkaisukulttuuria. Toimivan tiimin lähtökohta on yksittäisen työntekijän sitoutuminen ja persoonallisen työtavan yhdistäminen työorganisaation normeihin ja sääntöihin sekä tulevaisuuden tavoitteisiin ja visioihin.

Toimimme jatkuvasti erilaisten ryhmien jäseninä. Ryhmädynamiikka kertoo jäsenten välisistä keskinäisistä suhteista, rooleista sekä siitä tilasta, jossa ryhmä kulloinkin on. Työyhteisössä esiintyvät ilmiöt antavat viitteitä pinnan alla olevista asenteista, käyttäytymismalleista ja tunteista, joita työntekijät tuntevat johtoa ja toisiaan kohtaan. Miten lisätä avoimuutta, luovuutta ja keskustelua ryhmässä?
Ihmisten ja ryhmien välinen toiminta perustuu selkeälle ilmaisun ja kuuntelemisen taidolle. Havainnot, ajatukset, tunteet, tahto ja toiminta luovat raamit käytävälle keskustelulle, jota tarkkaavainen kuuntelu tukee. Kysymällä kommunikointi syventyy ja vältetään tavallisen puheen pinnallisuus.

Suorittamisen pakko, kilpaileminen, kateus, eriarvoisuus ja oikeassa olemisen tarve ovat suurimpia esteitä ihmisten välisessä kanssakäymisessä. Toisten ymmärtäminen, palautteen antaminen ja saaminen, joustavuus ja toisen kunnioittaminen luovat perustan aidolle vuorovaikutukselle.

Ryhmäviestintä

Viesti kulkee ryhmässä ryhmän jäseneltä toiselle ja reitistä muodostuu erilaisia verkostoja. Verkostot kertovat ryhmän viestinnän sujuvuudesta. Onnistunut viestiminen ryhmässä edellyttää tietoa, taitoa ja halua.

Ryhmäviestintätaitojen keskeisimmät elementit ovat asenne ryhmän työskentelyyn, tiedot käsiteltävänä olevasta aiheesta ja ryhmäviestintäprosesseista sekä puheviestintätaidot. Ryhmäviestintä on vaativampaa kuin yksin esiintyminen, sillä ryhmässä emme voi itse päättää puheenvuoroistamme ja omien viestintätavoitteiden saavuttaminen ryhmässä on vaikeampaa. Ryhmässä toimiminen edellyttää sekä tehtävä- että suhdekeskeisiä taitoja. Tehtäväkeskeiset taidot liittyvät tehtävän suorittamiseen ja organisointiin, suhdekeskeiset taidot puolestaan ryhmän jäsenten välisiin suhteisiin ja niiden ylläpitämiseen.

Tehtäväkeskeisiä taitoja ovat mm. kyky liittää oman puheenvuoro muiden puheenvuoroihin sekä toisten verbaalisen ja nonverbaalisen ilmaisun kuunteleminen ja ymmärtäminen. Tehtäväkeskeisiä ovat myös omien ajatusten ja tunteiden ilmaiseminen tarkasti ja tarkoituksenmukaisesti sekä kyky määrittää ongelma ja analysoida sitä.
 
Suhdekeskeiset taidot liittyvät erilaisiin tilanteisiin, aiheisiin ja ryhmänjäseniin mukautumiseen, empatian ja tuen osoittamiseen sekä konfliktitilanteiden hallinta-, ja ratkaisutaitoihin. Suhteisiin liittyvät myös kuuntelemisen ja havainnoimisen taito sekä taito rohkaista ja kannustaa toisia osallistumaan ryhmän toimintaan. (Valkonen 2000.)

Erilaiset roolit ryhmässä

Ryhmässä voi olla virallisia tai epävirallisia rooleja. Yleensä viralliseen rooliin asetetaan joko osoittamalla tai valitsemalla. Esimerkiksi puheenjohtaja toimii virallisessa roolissa, jossa hän jakaa puheenvuoroja ja koordinoi muiden työskentelyä.
Epäviralliset roolit kehittyvät ryhmän vuorovaikutuksen kautta. Ne ovat yhteydessä ryhmän jäsenten persoonallisuuteen, käyttäytymiseen, ja tapoihin toimia ryhmässä. Roolit vaihtelevat, eikä sama ihminen aina ole samassa roolissa eri ryhmissä. Roolit eivät välttämättä ole pysyviä yhdenkään ryhmän aikana, vaan ne voivat vaihdella ryhmän kehittyessä. Epävirallisia rooleja on sekä tehtäväkeskeisiä että suhdekeskeisiä.
Tehtäväkeskeisiä rooleja voisivat olla esimerkiksi orientoija, tiedon jakaja, mielipiteen esittäjä, selventäjä, arvioija, yhteenvetäjä tai työtapojen ehdottaja.
Suhdekeskeisiä rooleja voisivat olla vaikkapa toisten tukija,  jännityksen lieventäjä,  dramatisoija, hiljaisten mukaan vetäjä tai rohkaisija.

Hyvän ryhmän vetäjän ominaisuuksia

Hyvä ryhmänvetäjä tiedostaa oman roolinsa sekä oman toimintansa vaikutuksen
muihin. Hänellä on kyky antaa ja vastaanottaa palautetta ja kritiikkiä sekä kyky kannustaa riskinottoon ilman nolatuksi tulemisen riskiä.
Hän kykenee käsittelemään omia ja muiden tunteita sekä pystyy puuttumaan ongelmiin ja mahdollisuuksiin tarvittaessa. Hän pystyy suunnittelemaan ja toteuttamaan selkeitä esityksiä. Hänellä on hyvät viestintätaidot ja hän pystyy arvioimaan ryhmän toimintaa ja kehitystasoa. Hän on kärsivällinen ja kykenee rytmittämään oman toimintansa ryhmän kehitystason mukaan. Suhtautuminen ryhmän tarpeisiin joustavaa ja sopeutuvaa

Haitallisia ryhmäilmiöitä ja menestyksen esteitä

Ryhmätoiminta voi myös häiriintyä, jolloin voi seurata haitallisia ilmiöitä kuten yksilönvastuun katoaminen ja työpanoksen väheneminen tai ryhmän polarisoituminen. Ryhmän menestyminen estyy. Syntyy valtataisteluita, ryhmä jakaantuu ryhmäkuntiin ja sitoutuminen heikkenee.

Ryhmän toimintaa häiritsevät myös osallistujat, joiden roolit ovat: vetäytyjä, jarruttaja, toisten yläpuolelle asettautuja, huomion tavoittelija, kilpailija tai hiustenhalkoja.

Ryhmäilmiöiden ratkaisuja

Vähennetään anonymiteetin mahdollisuutta, kunnioitetaan yksilöllisiä näkökulmia. Ryhmän vetäjä pidättäytyy omien mielipiteiden esiintuomisesta. Keskitytään ongelmiin eikä ryhmään ja luodaan heterogeenisia, epäyhtenäisiä ryhmiä.



Lähteet:
Brilhart, J.K. & G.J. Galanes 1992. Effective group discussion. Dubuque: Wm.C. Brown.
Takala, E. & M. Gerlander (toim.) 1995. Polkuja puheviestintään. Jyväskylä: Avoimen yliopiston julkaisusarja, oppimateriaaleja 3.
Valkonen, T. 2000. Ryhmäviestintätaidot ja niiden arvioiminen. Sivut 106-117 teoksessa Lappalainen, H.-P. (toim.) Virikkeitä viestintävalmiuksien arviointiin. Opetushallitus: Helsinki.